Welche Änderungen bringt die neuen HEGA?
Was sind die Anforderungen, was die Herausforderungen an die WfbM?
Die Bundesagentur für Arbeit hat im November 2025 ein aktualisiertes Fachkonzept (HEGA) für das Eingangsverfahren und den Berufsbildungsbereich veröffentlicht. Sie setzt den Schwerpunkt stärker als zuvor auf Individualisierung, Nachweisbarkeit und Übergangsorientierung, verbunden mit verpflichtender Digitalisierung/ elektronischen Maßnahmeabwicklung (EMAW) und klareren Vorgaben zu Praktika und Qualifizierungsbausteinen. Für Werkstätten bedeutet das mehr Dokumentations-, Kommunikations- und Koordinationsaufwand, aber auch neue Möglichkeiten, etwa durch eine bessere Vergleichbarkeit von Qualifikationen oder durch die Nutzung der BVaDiG-Verfahren aus dem Berufsbildungsvalidierungs- und Digitalisierungsgesetz zur Anerkennung von Kompetenzen.
Kern-Änderungen und neue Anforderungen
- Erhöhte Anforderungen an Qualitätssicherung, Dokumentation und Nachhaltung
Erstellung und Pflege eines Qualitäts- und Leistungshandbuchs (QLHB); Teilnahme an Qualitätszirkeln; regelmäßige Zielnachhaltung und Nachberichterstattung sind verbindlich.
- Verbindliche Nutzung der elektronischen Maßnahmeabwicklung (EMAW)
für den Datenaustausch und das Berichtswesen (Eintritt, Zwischen- und Abbruchmeldungen, Austritt/Verbleib u. a.). Gefordert werden standardisierte Infopakete.
- Stärkere Ergebnis-/Kompetenzorientierung und dynamische Eingliederungsplanung
EV und BBB müssen auf einer qualifizierten Kompetenzanalyse beruhen. Die Ergebnisse werden in einem dynamisch fortzuschreibenden Eingliederungsplan dokumentiert, der Förderziele und Maßnahmen fortlaufend anpasst.
- Modularisierung / Qualifizierungsbausteine und Anerkennung beruflicher Kompetenzen
Der BBB soll stärker mit Qualifizierungsbausteinen arbeiten. Seit 01.01.2025 gibt es zudem Regelungen zur Feststellung und Bescheinigung individueller beruflicher Handlungsfähigkeit (BVaDiG / BBFVerfV), die die WfbM berücksichtigen müssen.
- Konkrete Vorgaben zu Praxisanteilen bzw. Betriebspraktika
Wenn „berufliche Orientierung“ vereinbart wird, muss diese in mindestens zwei Berufsfeldern durchgeführt werden. Anzahl und Dauer von Praktika werden im Eingliederungsplan verankert.
- Fokus auf Übergang zum allgemeinen Arbeitsmarkt
Ziel ist erhöhte Durchlässigkeit: EV und BBB sollen gezielt Übergänge in sozialversicherungspflichtige Beschäftigung (inkl. Budget für Arbeit/Ausbildung) vorbereiten und dokumentieren.
Welche zusätzlichen Aufgaben ergeben sich konkret für Werkstätten?
- Erweiterte Qualitätssicherung und QLHB-Pflege
- Erstellung/Überarbeitung des Qualitäts- und Leistungshandbuchs nach BA-Orientierungshilfe, Teilnahme an Qualitätszirkeln, interne Monitoring-Routinen einführen.
- Aufgabe: Qualitätsverantwortliche benennen, QLHB aktuell halten, Nachhalte-Meetings mit Arbeitsagentur und Reha-Trägern durchführen.
- EMAW-Integration / digitalisiertes Berichtswesen
- Technische und organisatorische Einrichtung zur fristgerechten Übermittlung von Eintritts-, Zwischen- und Austrittsmeldungen sowie anlassbezogenen Berichten.
- Aufgabe: IT-Anbindung, Mitarbeiterschulung, Verantwortlichkeiten für EMAW-Meldungen definieren.
- Eingliederungsplan aktiv pflegen
- Jede TeilnehmerInnenakte benötigt einen fortgeschriebenen Eingliederungsplan mit Förderzielen, Praktika-Plan, Qualifizierungsbausteinen.
- Aufgabe: Benennung einer dauerhaften Bildungsbegleitenden als feste Ansprechperson für jede TeilnehmerIn.
- Kompetenzdiagnostik routinemäßig durchführen und dokumentieren
- Einführung/Standardisierung anerkannter Diagnoseinstrumente (z. B. strukturierte Kompetenzprofile) und verbindliche Dokumentation im Eingliederungsplan.
- Aufgabe: Schulung des Bildungspersonals in diagnostischen Verfahren und regelmäßige Fortführung der Dokumentation.
- Aufbau / Anpassung von Qualifizierungsbausteinen & Vorbereiten auf BVaDiG-Verfahren
- Anpassung interner Bausteine an die Anforderungen zur Feststellung beruflicher Handlungsfähigkeit; ggf. Kooperation mit Prüfstellen.
- Aufgabe: Curriculum-Aufbereitung, Standards für Teilnahmebescheinigungen, Prozess zur Mitwirkung bei Validierungsverfahren.
- Stärkere Kooperation mit Reha-Trägern, Agentur für Arbeit und anderen Leistungsanbietern
- Regelmäßiger Austausch, gemeinsame Ziel-/Zielnachhaltungsvereinbarungen, Informationsweitergabe.
- Aufgabe: Kommunikationsprozesse (wer meldet was wann?), Schnittstellenverantwortliche definieren.
- Planung und Organisation von (mind.) zwei Berufsfeld-Praktika
- Zweck: reale Berufsorientierung in unterschiedlichen Feldern; wenn Praktika nicht möglich, ist dies schriftlich zu begründen und weiterzuverfolgen.
- Aufgabe: Netzwerkaufbau mit Betrieben, Praktikumskoordination, Risiko- und Sicherstellungsdokumentation.
- Dokumentation von Nicht-Realisierbarkeit (Praktika/Arbeitsmarkt) und Nachverfolgung
- Wenn Praktika auf dem allgemeinen Arbeitsmarkt nicht realisierbar sind, ist eine begründete Dokumentation verpflichtend, und das Ziel bleibt weiterhin zu verfolgen.
- Aufgabe: Einbindung in die Fallakte, Maßnahmenplanung zur schrittweisen Annäherung an AM.
- Barrierefreie Informations- und Angebotsdarstellung
- Angebote, Abläufe und Informationen müssen zielgruppengerecht und barrierefrei aufbereitet werden.
- Aufgabe: Materialien, Websites, Checklisten adaptieren; evtl. die Verwendung von einfacher Sprache/Leichter Sprache einführen.
